Gyakran felteszi magának a kérdést, hogy nem költ-e túl sokat a szállítási műveletekre? Akkor a válasz valószínűleg igen. A szállítási szerződések pályáztatásának fő célja az, hogy a legkedvezőbb ajánlatot kapja a fuvarozói szolgáltatóktól, anélkül hogy csökkentené a vállalkozása által támasztott minőségi normákat.

A mai piac versenyképessége nemcsak hátrányokkal, hanem sok előnnyel is jár. A fuvarozók új technológiákat vesznek igénybe, hogy lépést tartsanak az ellátási lánc dinamikájával. Számos lehetőség kínálkozik tehát a szállítással kapcsolatos kiadások csökkentésére.

1. Mik azok a pályázatok a szállítmányozásban?
2. Milyen pályázattípusok léteznek?
3. Melyek a pályázati folyamat szakaszai?
4. Hogyan számítják ki a szállítási költséget?
5. Hogyan csökkentheti a szállítási költségeket?

1. Mik azok a pályázatok a szállítmányozásban?

A logisztikai pályázatok arra szolgálnak, hogy hatékony szállítási szolgáltatásokhoz lehessen hozzáférni. A fuvarozói szolgáltatók a meghívás kézhezvételét követően ajánlatokat küldenek az áru kiszállítására. A folyamatra vonatkozó minden információ elérhető a fuvarozók számára, mielőtt beadnák ajánlatukat. Így ajánlatukat az Ön követelményeire alapozhatják.

A pályázatok segíthetnek abban, hogy ésszerű költségek mellett és a lehető legjobb időn belül vigye véghez projektjét. A szerződések pályáztatási folyamatának vannak negatív és pozitív oldalai is, mind a fuvarozói szolgáltatók, mind az Ön vállalkozása számára:

Az ilyen pályázatokra szóló meghívókat azok a vállalatok küldik, amelyeknek szállítási műveletekre van szükségük — többek között szállításirányítási platformokon keresztül —, és konkrét követelményeket és feltételeket tartalmaznak, amelyeknek a szolgáltatóknak meg kell felelniük. Az ilyen pályázatok lehetőségek forrásai nagyszámú fuvarozói szolgáltató számára, és ösztönzik a versenyt.

2. Milyen pályázattípusok léteznek?

Öt fő pályázattípus létezik:

• Nyílt pályázat

Ezt a pályázattípust leggyakrabban a közszférában alkalmazzák. Ezt az eljárást azonban a teljes piac használja, és bármely fuvarozói szolgáltató meghívható. Ez egyenlő esélyt ad valamennyi fuvarozónak, hogy versenyezzen a szállítási szerződésekért.

Amikor egy pályázat elindul, bármelyik szállítmányozó cég részt vehet rajta. A folyamat elvben két fő műveletből áll:

• Szállítási igény kibocsátása — ezt nyilvánosan közzéteszik, és minden érdekelt fél részt vehet a folyamatban. Bármely fuvarozói szolgáltató küldhet válaszul ajánlatot.

• A szerződés odaítélése — a beérkezett ajánlatok elemzését követően a szerződést az a vállalat kapja, amely megfelel az Ön követelményeinek és feltételeinek. Elvben az ajánlott árakat és az írásbeli válaszok minőségét hasonlítják össze.

• Meghívásos pályázat

A meghívásos pályázatok keretében kizárólag a kifejezetten meghívott fuvarozói szolgáltatók vehetnek részt. Ezzel az eljárással tehát nagyobb esélye van olyan ajánlatot találni, amely tökéletesen illeszkedik a követelményeihez.

A meghívásos pályázatok az összetettebb, nagyon egyedi műveletekhez alkalmasak, illetve olyanokhoz, amelyekre kevés megfelelő fuvarozó akad. Figyelembe kell azonban venni, hogy az ilyen pályázat eleve kizárja a pályájuk elején álló kis szállítmányozó cégeket.

• Tárgyalásos pályázat

Ez a pályázattípus leggyakrabban a mérnöki vagy az építőipari területen fordul elő. Az egyetlen szolgáltatóval folytatott tárgyalás olyan szerződésekhez alkalmas, amelyek nagyon egyedi követelményeket támasztanak, vagy a meglévő szerződések meghosszabbításához. Így csökkentheti a kapcsolódó költségeket, és kapcsolatot építhet ki fuvarozói szolgáltatójával. A fuvarozók projektcsapatba való bevonása jelentősen javítja az információáramlást és a kommunikációt.

• Egyszakaszos pályázat

Az egyszakaszos pályázat akkor hasznos, amikor a reális ár becsléséhez szükséges minden adat már a pályázat kezdetén rendelkezésre áll. A meghívókat elküldik a fuvarozói szolgáltatóknak, az ajánlatokat beadják és elemzik, kiválasztják a legjobbat, majd megkezdődhetnek a tárgyalások.

• Kétszakaszos pályázat

Annak érdekében, hogy már azelőtt lehetőség nyíljon a fuvarozói szolgáltatóval való korai egyeztetésre, hogy az árbecsléshez szükséges adatok rendelkezésre állnának, kétszakaszos pályázatot alkalmaznak. Az első szakasz a munkák korlátozott megállapodás alapján történő megkezdéséről szól, míg a második a szerződéses ár megtárgyalását foglalja magában.

3. Melyek a pályázati folyamat szakaszai?

Egy szállításirányítási rendszer használata leegyszerűsíti a folyamatot. Egy sikeres pályázati folyamat öt fő szakaszát azonosítottuk:

1. A követelmények meghatározása

Kezdésként érdemes elemezni az igényeit és azokat a követelményeket, amelyeket szeretne belefoglalni a szállítási igényébe. Meg kell határozni a szállítás fontos részleteit, például a rakomány típusát, mennyiségét és a kiszállítás célállomását. Az ilyen részleteket közölni kell a fuvarozói szolgáltatókkal, hogy megfelelő ajánlatot tehessenek.

2. A szállítási igény létrehozása

Közvetlenül a platformon belül az igény létrehozható a vállalatára, a tervezett kiszállításra és egyéb kiegészítő követelményekre vonatkozó adatok hozzáadásával. Valamennyi fuvarozói szolgáltatónak elegendő információval kell rendelkeznie a műveletéről ahhoz, hogy a követelményeinek megfelelő ajánlatot tehessen.

3. A pályázat elindítása

Az igény közzétételével a platformon lévő fuvarozói szolgáltatók értesülnek a kéréséről. Ezenfelül, ha már dolgozik olyan fuvarozókkal, akik nem használják a platformot, ők is meghívhatók a pályázaton való részvételre.

4. Az ajánlatok elemzése

Az ajánlatok beérkezése után ezek elemezhetők annak megállapítására, melyek felelnek meg leginkább a követelményeinek. Rendszerint az ajánlott ár dönt, de a fuvarozói szolgáltatók profilja is ellenőrizhető annak megállapítására, hogy megbízhatók-e.

4. A szerződések odaítélése

Végül, miután megtalálta a legkedvezőbb ajánlatot adó fuvarozót, a szerződés odaítélhető. A kiszállítási folyamat az utolsó részletek fuvarozói szolgáltatóval történő tisztázása után indulhat.

4. Hogyan számítják ki a szállítási költséget?

Ahhoz, hogy megfelelő árhatárt javasolhasson a szállítási pályázatokon, jó tudni, hogyan számítják ki a kiszállítási költségeket. Nem szükséges ismernie a pontos árat, de a szállítási művelet hozzávetőleges értéke segíthet.

Először is jó ismerni a szállítandó áru súlyát és méretét. Ezek befolyásolják a kiszállítási díjakat. A szállítmány súlya határozza meg a kiszállításhoz szükséges tehergépjármű típusát. A szállítmány típusa és mennyisége szintén befolyásolja a végső árat.

Ezután figyelembe kell venni a szállítási követelményeket. Ha például az árut a kiszállítás során meghatározott hőmérsékleten kell tartani, a végső ár emelkedhet.

Egy másik fontos tényező a szállítás végső célállomása, pontosabban a kiszállítási távolság. Minél hosszabb az út, annál magasabbak a szállítási költségek.

Ezenfelül az áruk törékenysége is befolyásolhatja a végső számításokat. A szállítmányozó cég figyelembe veszi az áruk csomagolását, méreteit és törékenységét. Minél nehezebb a rakomány kezelése, annál inkább emelkedhetnek a szállítási költségek.

Rengeteg változó befolyásolhatja egy küldemény végső árát. Ha szakmai véleményt szeretne, kérhet árajánlatot egy szállítmányozó cégtől, vagy használhat online szállításiköltség-kalkulátort a becsléshez.

5. Hogyan csökkentheti a szállítási költségeket?

A szállítási pályázatokon kívül más módszerek is léteznek a kiszállítási költségvetések csökkentésére. Például hatékonyabbá tehető az áruk csomagolása. Ezzel több hely takarítható meg a szállítás során, és ennek következtében csökkenthetők a kiszállítási díjak.

Egy másik stratégia a szállítások ritkább szervezése. Nagyobb árumennyiség egyetlen tételben történő feladása kevesebbe kerülhet, mint ugyanazon mennyiség több részletben való feladása. Ez azért van, mert a fuvarozók hatékonyabb módon rakodhatják be az árut, anélkül hogy több kiszállítás feldolgozásával töltenék az időt. A készletgazdálkodás költségei azonban ellensúlyozhatják a szállításon elért megtakarítást.

Emellett, ha az árutípus lehetővé teszi, elkerülheti a csúcsszezoni szállításokat, hogy jelentősen csökkentse a költségeket. További fogás a költségvetés kímélésére a bázisra rakomány nélkül visszatérő tehergépjárművek igénybevétele.

Ami a logisztikára fenntartott költségvetést illeti, rengeteg lehetőség van a javításra. Különösen a szállítási költségek esetében a szerződések pályáztatása az egyik leghatékonyabb módszer a költségvetések csökkentésére. Érdemes azonban előzetesen tájékozódni és részleteiben megismerni a folyamatot ahhoz, hogy a pályázat sikeres legyen.

Ahhoz, hogy közvetlenül megtapasztalja, miként változtathatják meg a szállítmányozási ágazat pályázatai a kiszállításokra szánt költségvetését, bármikor kérhet ingyenes bemutatót a CargoPlanning rendszeréről. Szakértőink egyikével folytatott beszélgetés során láthatja, hogyan szervezik a pályázatokat, és jobban megértheti a folyamat előnyeit.