¿Te preguntas con frecuencia si estás gastando demasiado en las operaciones de transporte? Entonces la respuesta probablemente sea sí. El objetivo principal de licitar los contratos de transporte es obtener la oferta más rentable de los proveedores de transporte, sin rebajar los estándares de calidad exigidos por tu empresa.

La competitividad del mercado actual también tiene muchas ventajas, no solo desventajas. Los transportistas se sirven de las nuevas tecnologías para estar al día con la dinámica de la cadena de suministro. Por tanto, existen numerosas opciones para reducir los gastos relacionados con el transporte.

1. ¿Qué son las licitaciones en el transporte?
2. ¿Cuáles son los tipos de licitación?
3. ¿Cuáles son las etapas del proceso de licitación?
4. ¿Cómo se calcula el coste de transporte?
5. ¿Cómo puedes reducir los costes de transporte?

1. ¿Qué son las licitaciones en el transporte?

Las licitaciones en el ámbito de la logística son un método para acceder a servicios de transporte eficientes. Los proveedores de transporte envían ofertas para la expedición de la mercancía tras recibir una invitación. Toda la información sobre el proceso está accesible para los transportistas antes de que envíen sus ofertas. Así pueden basar su oferta en tus exigencias.

Las licitaciones pueden ayudarte a llevar tu proyecto a buen término, con costes razonables y en el mejor plazo posible. El proceso de licitación de contratos tiene aspectos negativos y positivos, tanto para los proveedores de transporte como para tu empresa:

Las invitaciones a estas licitaciones las envían las empresas que necesitan operaciones de transporte, entre otras vías a través de las plataformas de gestión del transporte, y contienen requisitos y criterios específicos que los proveedores deben cumplir. Estas licitaciones son una fuente de oportunidades para un gran número de proveedores de transporte y fomentan la competencia.

2. ¿Cuáles son los tipos de licitación?

Existen cinco tipos principales de licitación:

• Licitación abierta

Este tipo de licitación es el más utilizado en el sector público. No obstante, este tipo de procedimiento lo emplea todo el mercado y puede invitarse a cualquier proveedor de transporte. Esto ofrece igualdad de oportunidades a todos los transportistas para competir por los contratos de transporte.

Cuando se inicia una licitación, cualquier empresa de transporte puede participar. En principio, el proceso consta de dos operaciones principales:

• La publicación de una solicitud de transporte — esta se hace pública y todas las partes interesadas pueden participar en el proceso. Cualquier proveedor de transporte puede enviar una oferta como respuesta.

• La adjudicación del contrato — tras analizar las ofertas recibidas, el contrato se adjudicará a la empresa que se ajuste a tus requisitos y criterios. En principio, se comparan los precios ofrecidos y la calidad de las respuestas escritas.

• Licitación restringida

En las licitaciones restringidas solo tienen derecho a participar los proveedores de transporte invitados de forma específica. Así, con este procedimiento tienes más posibilidades de encontrar una oferta que encaje perfectamente con tus exigencias.

Las licitaciones restringidas son adecuadas para operaciones más complejas, muy específicas, o para las que existen muy pocos transportistas idóneos. No obstante, hay que tener en cuenta que una licitación así excluye de entrada a las pequeñas empresas de transporte que están empezando.

• Licitación por negociación

Este tipo de licitación se encuentra con mayor frecuencia en la ingeniería o en la construcción. La negociación con un único proveedor es adecuada para contratos con requisitos muy específicos o para la prórroga de contratos existentes. Así puedes reducir los costes asociados y construir una relación con tu proveedor de transporte. Integrar a los transportistas en el equipo de proyecto mejora significativamente el flujo de información y la comunicación.

• Licitación en una sola etapa

La licitación en una sola etapa es útil cuando todos los detalles necesarios para estimar un precio realista están disponibles desde el inicio de la licitación. Se envían las invitaciones a los proveedores de transporte, se presentan y analizan las ofertas, se elige la mejor y, después, pueden comenzar las negociaciones.

• Licitación en dos etapas

Para hacer posible una planificación temprana con un proveedor de transporte, incluso antes de que estén disponibles los detalles necesarios para una estimación del precio, se utiliza la licitación en dos etapas. La primera etapa se refiere al inicio de los trabajos a partir de un acuerdo limitado, mientras que la segunda incluye la negociación del precio del contrato.

3. ¿Cuáles son las etapas del proceso de licitación?

El uso de un sistema de gestión del transporte simplifica el proceso. Hemos identificado cinco etapas principales de un proceso de licitación exitoso:

1. La identificación de los requisitos

Para empezar, conviene analizar las necesidades que tienes y los requisitos que quieres incluir en tu solicitud de transporte. Hay que establecer los detalles importantes sobre el transporte, como el tipo de carga, la cantidad y el destino de entrega. Tales detalles deben comunicarse a los proveedores de transporte para que puedan hacer una oferta adecuada.

2. La creación de la solicitud de transporte

Directamente desde la plataforma, la solicitud puede crearse añadiendo los datos sobre tu empresa, sobre la entrega propuesta y otros requisitos adicionales. Todos los proveedores de transporte deberían tener información suficiente sobre tu operación para poder hacer una oferta que se ajuste a tus exigencias.

3. El inicio de la licitación

Con la publicación de la solicitud, los proveedores de transporte presentes en la plataforma son informados de tu petición. Además, si ya trabajas con transportistas que no utilizan la plataforma, se les puede invitar a participar en la licitación.

4. El análisis de las ofertas

Tras recibir las ofertas, estas pueden analizarse para ver cuáles se ajustan mejor a tus exigencias. Normalmente, el precio ofrecido marca la diferencia, pero también pueden revisarse los perfiles de los proveedores de transporte para ver si son de confianza.

4. La adjudicación de los contratos

Finalmente, tras encontrar al transportista con la oferta más rentable, el contrato puede adjudicarse. El proceso de expedición puede comenzar una vez fijados los últimos detalles con el proveedor de transporte.

4. ¿Cómo se calcula el coste de transporte?

Para poder proponer un límite de precio adecuado en las licitaciones de transporte, conviene conocer cómo se calculan los costes de expedición. No es necesario saber el precio exacto, pero un valor aproximado de la operación de transporte puede ser de ayuda.

En primer lugar, conviene conocer el peso y las dimensiones de la mercancía que vas a transportar. Estos influyen en las tarifas de entrega. El peso del transporte determina el tipo de camión necesario para realizar la entrega. Asimismo, el tipo y la cantidad del transporte influyen en el precio final.

A continuación, hay que tener en cuenta los requisitos de transporte. Por ejemplo, si la mercancía debe mantenerse a una determinada temperatura durante la entrega, el precio final puede aumentar.

Otro factor importante es el destino final del transporte o, más concretamente, la distancia de entrega. Cuanto más largo es el trayecto, mayores son los costes de transporte.

Además, la fragilidad de las mercancías puede influir en los cálculos finales. La empresa de transporte tendrá en cuenta el embalaje de las mercancías, sus dimensiones y su fragilidad. Cuanto más difícil sea la manipulación de la carga, más podrían aumentar los costes de transporte.

Hay multitud de variables que pueden influir en el precio final de una expedición. Si quieres una opinión profesional, puedes solicitar un presupuesto a una empresa de transporte o usar una calculadora de costes de transporte en línea para obtener una estimación.

5. ¿Cómo puedes reducir los costes de transporte?

Además de las licitaciones de transporte, existen otros métodos para reducir los presupuestos de expedición. Por ejemplo, se puede hacer más eficiente el embalaje de las mercancías. Con ello puede ahorrarse más espacio durante el transporte y, en consecuencia, reducirse las tarifas de entrega.

Otra estrategia es organizar los transportes con menor frecuencia. Expedir una cantidad mayor de mercancía en un solo envío puede costar menos que expedir el mismo volumen en varias veces. Esto ocurre porque los transportistas pueden cargar la mercancía de forma más eficiente, sin consumir tiempo procesando varias entregas. No obstante, los costes de gestión del inventario pueden compensar los ahorros logrados en el transporte.

Asimismo, si el tipo de mercancía lo permite, puedes evitar los transportes durante la temporada alta para reducir considerablemente los costes. Además, otro truco para ahorrar del presupuesto es usar los camiones que regresan a la base sin carga.

En lo que respecta al presupuesto reservado a la logística, existen numerosas oportunidades de mejora. Especialmente para los costes de transporte, licitar los contratos es uno de los métodos más eficaces de reducción de presupuestos. Aun así, conviene informarse previamente y conocer el proceso en detalle para tener una licitación exitosa.

Para experimentar de forma directa cómo las licitaciones del ámbito del transporte pueden modificar tu presupuesto destinado a las expediciones, puedes solicitar en cualquier momento una demostración gratuita de CargoPlanning. En una conversación con uno de nuestros especialistas podrás ver cómo se organizan las licitaciones y comprender mejor los beneficios que aporta este proceso.