Kunnen aanbestedingen van transportcontracten de verzendbudgetten verlagen?

Februari, 2022
CargoPlanning

Vraag je je vaak af of je te veel uitgeeft aan transportactiviteiten? Dan luidt het antwoord waarschijnlijk ja. Het hoofddoel van het aanbesteden van transportcontracten is de meest voordelige offerte van de transportaanbieders te krijgen, zonder de kwaliteitsnormen te verlagen die je bedrijf stelt.

De concurrentie op de huidige markt heeft ook veel voordelen, niet alleen nadelen. Vervoerders maken gebruik van nieuwe technologieën om bij te blijven met de dynamiek van de toeleveringsketen. Er zijn dan ook talrijke mogelijkheden om de transportgerelateerde uitgaven te verlagen.

Wat zijn aanbestedingen in transport?
Welke soorten aanbestedingen zijn er?
Wat zijn de fasen van het aanbestedingsproces?
Hoe worden de transportkosten berekend?
Hoe kun je de transportkosten verlagen?

1. Wat zijn aanbestedingen in transport?

Aanbestedingen op het gebied van logistiek zijn een methode om toegang te krijgen tot efficiënte transportdiensten. Transportaanbieders sturen na ontvangst van een uitnodiging offertes in voor de verzending van de goederen. Alle informatie over het proces is voor de vervoerders toegankelijk voordat ze hun offertes indienen. Zo kunnen ze hun offerte baseren op jouw eisen.

Aanbestedingen kunnen je helpen je project tot een goed einde te brengen, tegen redelijke kosten en binnen de best mogelijke termijn. Het aanbestedingsproces voor contracten heeft zowel negatieve als positieve kanten, zowel voor de transportaanbieders als voor je bedrijf:

Voordelen	Nadelen
Zulke aanbestedingen garanderen op korte termijn een transportvolume en inkomsten, zowel voor verladers als voor je bedrijf.	Het is mogelijk dat de uiteindelijke opbrengst voor vervoerders niet erg aantrekkelijk is, omdat zij in de situatie kunnen komen hun tarieven op te offeren ten gunste van de transportvolumes.
Als vervoerder is, zodra je enkele aanbestedingen hebt gewonnen, het basisvolume aan zendingen gedekt.	Voor verladers kan het plannen van deelname aan zulke aanbestedingen en het beheren van de transportactiviteiten veel inspanning vergen.
De via aanbestedingen gewonnen transportvolumes kunnen worden gebruikt om de prijs van toekomstige contracten te onderhandelen.	Zodra een transportbedrijf via een aanbesteding is gekozen, kan het in de situatie komen dat het winstgevendere opdrachten moet laten schieten.

Uitnodigingen voor zulke aanbestedingen worden verstuurd door de bedrijven die transportactiviteiten nodig hebben, onder meer via de platforms voor transportbeheer, en bevatten specifieke eisen en criteria waaraan de aanbieders moeten voldoen. Zulke aanbestedingen zijn een bron van kansen voor een groot aantal transportaanbieders en stimuleren de concurrentie.

2. Welke soorten aanbestedingen zijn er?

Er zijn vijf hoofdsoorten aanbestedingen:

Openbare aanbesteding

Dit type aanbesteding wordt het vaakst gebruikt in de publieke sector. Deze procedure wordt echter door de hele markt gebruikt en elke transportaanbieder kan worden uitgenodigd. Dat biedt alle vervoerders gelijke kansen om mee te dingen naar transportcontracten.

Wanneer een aanbesteding wordt gestart, kan elk transportbedrijf deelnemen. In principe omvat het proces twee hoofdhandelingen:

Het uitschrijven van een transportaanvraag — deze wordt openbaar gepubliceerd en alle belanghebbende partijen kunnen aan dit proces deelnemen. Elke transportaanbieder kan als antwoord een offerte insturen.
De gunning van het contract — na analyse van de ontvangen offertes wordt het contract gegund aan het bedrijf dat aan je eisen en criteria voldoet. In principe worden de geboden prijzen en de kwaliteit van de schriftelijke antwoorden vergeleken.
Niet-openbare aanbesteding

Bij niet-openbare aanbestedingen mogen alleen speciaal uitgenodigde transportaanbieders deelnemen. Via deze procedure heb je dus meer kans een offerte te vinden die perfect aansluit bij je eisen.

Niet-openbare aanbestedingen zijn geschikt voor complexere, zeer specifieke operaties, of voor operaties waarvoor maar heel weinig geschikte vervoerders bestaan. Wel moet je er rekening mee houden dat zo'n aanbesteding kleine, startende transportbedrijven bij voorbaat uitsluit.

Aanbesteding via onderhandeling

Dit type aanbesteding komt het vaakst voor in de techniek of in de bouw. Onderhandelen met één aanbieder is geschikt voor contracten met zeer specifieke eisen of voor het verlengen van bestaande contracten. Zo kun je de bijbehorende kosten verlagen en een relatie opbouwen met je transportaanbieder. Het opnemen van vervoerders in het projectteam verbetert de informatiestroom en de communicatie aanzienlijk.

Aanbesteding in één fase

De aanbesteding in één fase is nuttig wanneer alle details die nodig zijn om een realistische prijs in te schatten al bij aanvang van de aanbesteding beschikbaar zijn. De uitnodigingen worden naar de transportaanbieders gestuurd, de offertes worden ingediend en geanalyseerd, de beste wordt gekozen en vervolgens kunnen de onderhandelingen beginnen.

Aanbesteding in twee fasen

Om vroegtijdige afstemming met een transportaanbieder mogelijk te maken, nog vóór de details voor een prijsinschatting beschikbaar zijn, wordt de aanbesteding in twee fasen gebruikt. De eerste fase gaat over het starten van de werkzaamheden op basis van een beperkte overeenkomst, terwijl de tweede het onderhandelen over de contractprijs omvat.

3. Wat zijn de fasen van het aanbestedingsproces?

Het gebruik van een transportmanagementsysteem vereenvoudigt het proces. We hebben vijf hoofdfasen van een geslaagd aanbestedingsproces vastgesteld:

1. Het vaststellen van de eisen

Om te beginnen is het goed je behoeften te analyseren en de eisen die je in je transportaanvraag wilt opnemen. Belangrijke details over het transport moeten worden vastgesteld, zoals het type lading, de hoeveelheid en de bestemming van de levering. Zulke details moeten aan de transportaanbieders worden doorgegeven, zodat zij een passende offerte kunnen uitbrengen.

2. Het aanmaken van de transportaanvraag

Rechtstreeks binnen het platform kan de aanvraag worden aangemaakt door de gegevens over je bedrijf, over de voorgestelde levering en andere aanvullende eisen toe te voegen. Alle transportaanbieders zouden voldoende informatie over je operatie moeten hebben om een offerte te kunnen uitbrengen die aan je eisen voldoet.

3. Het starten van de aanbesteding

Bij het publiceren van de aanvraag worden de transportaanbieders binnen het platform op de hoogte gebracht van je verzoek. Als je bovendien al werkt met vervoerders die het platform niet gebruiken, kunnen zij worden uitgenodigd om aan de aanbesteding deel te nemen.

4. De analyse van de offertes

Na ontvangst van de offertes kunnen deze worden geanalyseerd om te zien welke het best aansluiten bij je eisen. Doorgaans maakt de geboden prijs het verschil, maar er kunnen ook profielen van transportaanbieders worden gecontroleerd om te zien of ze betrouwbaar zijn.

4. Het gunnen van de contracten

Ten slotte kan het contract worden gegund nadat de vervoerder met de voordeligste offerte is gevonden. Het verzendproces kan beginnen zodra de laatste details met de transportaanbieder zijn vastgelegd.

4. Hoe worden de transportkosten berekend?

Om een passende prijslimiet voor transportaanbestedingen te kunnen voorstellen, is het goed te weten hoe verzendkosten worden berekend. Je hoeft de exacte prijs niet te kennen, maar een globale waarde van de transportoperatie kan van pas komen.

Allereerst is het goed het gewicht en de afmetingen te kennen van de goederen die je gaat vervoeren. Die beïnvloeden de leveringstarieven. Het gewicht van de zending bepaalt het type vrachtwagen dat nodig is om de levering uit te voeren. Ook het type en de hoeveelheid van de zending beïnvloeden de eindprijs.

Vervolgens moet rekening worden gehouden met de transporteisen. Als de goederen bijvoorbeeld tijdens de hele levering op een bepaalde temperatuur moeten worden gehouden, kan de eindprijs stijgen.

Een andere belangrijke factor is de eindbestemming van het transport of, preciezer, de leveringsafstand. Hoe langer de rit, hoe hoger de transportkosten.

Daarnaast kan de breekbaarheid van de goederen de uiteindelijke berekeningen beïnvloeden. Het transportbedrijf houdt rekening met de verpakking van de goederen, hun afmetingen en hun breekbaarheid. Hoe lastiger de behandeling van de lading, hoe hoger de transportkosten kunnen uitvallen.

Er zijn talloze variabelen die de eindprijs van een zending kunnen beïnvloeden. Als je een professioneel oordeel wilt, kun je een offerte aanvragen bij een transportbedrijf of een online rekenmodule voor transportkosten gebruiken voor een schatting.

5. Hoe kun je de transportkosten verlagen?

Naast transportaanbestedingen bestaan er ook andere methoden om verzendbudgetten te verlagen. Zo kan de verpakking van de goederen efficiënter worden gemaakt. Daarmee kan tijdens het transport meer ruimte worden bespaard en kunnen de leveringstarieven dus omlaag.

Een andere strategie is transporten minder vaak te organiseren. Het verzenden van een grotere hoeveelheid goederen in één keer kan minder kosten dan hetzelfde volume in meerdere keren verzenden. Dat komt doordat vervoerders de goederen efficiënter kunnen laden, zonder tijd te besteden aan het verwerken van meerdere leveringen. De kosten van voorraadbeheer kunnen de op transport behaalde besparingen echter tenietdoen.

Als het type goederen het toelaat, kun je bovendien transporten tijdens het hoogseizoen vermijden om de kosten aanzienlijk te verlagen. Een andere truc om op het budget te besparen is het gebruik van vrachtwagens die zonder lading naar de basis terugrijden.

Als het gaat om het budget voor logistiek, zijn er talloze verbetermogelijkheden. Vooral bij de transportkosten is het aanbesteden van contracten een van de effectiefste methoden om budgetten te verlagen. Toch is het goed je vooraf te informeren en het proces in detail te kennen om een geslaagde aanbesteding te houden.

Om rechtstreeks te ervaren hoe aanbestedingen in de transportsector je verzendbudget kunnen veranderen, kun je altijd een gratis demonstratie van CargoPlanning aanvragen. In een gesprek met een van onze specialisten kun je zien hoe aanbestedingen worden georganiseerd en de voordelen van dit proces beter begrijpen.