Todo el mundo sabe lo estresante que resulta cualquier temporada festiva: para los expedidores, para los transportistas e incluso para los clientes. Los retrasos se convierten en un problema acuciante y es muy fácil verse desbordado por la situación. Sin embargo, si planificas con antelación y organizas mejor tus operaciones de transporte, ya no tendrás que temer la llegada de la temporada alta.

1. ¿Qué es la temporada alta en el transporte?
2. ¿Por qué es importante la temporada alta?
3. ¿Qué factores afectan a la temporada alta?
4. Dificultades frecuentes durante la temporada alta
5. Consejos para las entregas en temporada alta

1. ¿Qué es la temporada alta en el transporte?

Como su propio nombre indica, la temporada alta se refiere a aquellos periodos festivos en los que las entregas se intensifican. Es un momento crucial para muchas empresas, porque la forma en que gestionan la temporada alta define su relación con los clientes.

Habitualmente, la temporada alta en el transporte se sitúa en la segunda mitad del año. El Black Friday abre la temporada, que se extiende hasta Año Nuevo e incluye las fiestas de diciembre. Estas son las principales referencias que conviene tener en cuenta:

• Halloween — 31 de octubre

Aunque se trata de una festividad estadounidense, se ha vuelto muy popular también en Europa. Por tanto, si tu empresa comercializa decoración temática, disfraces u otros artículos relacionados, es posible que observes un aumento de los pedidos en esta época del año.

• Acción de Gracias — 25 de noviembre

Esta festividad marca el inicio de la temporada de compras que incluye los conocidos Black Friday, Small Business Saturday y Cyber Monday. Los clientes empiezan entonces a buscar las mejores ofertas e intentan adelantar sus compras navideñas.

• Navidad y Año Nuevo

Son las principales fiestas que a cualquiera le vienen a la mente cuando se habla de la saturación de las operaciones de transporte. Este periodo es algo más complicado, porque hay que tener en cuenta también los días libres de los transportistas y el hecho de que, para la mayoría de los compradores, es vital que sus entregas lleguen a tiempo.

2. ¿Por qué es importante la temporada alta?

La forma en que tu empresa gestiona los periodos de mayor carga envía a tus clientes un mensaje claro: pueden confiar en tus promesas, sea cual sea el número de entregas que debas cumplir. Además, a largo plazo, construir una reputación te traerá más pedidos. Por eso es importante contar con una estrategia bien definida para afrontar la temporada alta.

3. ¿Qué factores afectan a la temporada alta?

Cada año es distinto en cuanto al momento exacto en que comienza la temporada alta, porque son muchos los factores que influyen en ella. Por ejemplo, en 2019 las tensiones entre Estados Unidos y China hicieron que la temporada comenzara antes. Esto ocurrió porque la mayoría de los comerciantes quisieron evitar posibles retrasos en las operaciones de transporte.

Otro factor reciente fue la pandemia de COVID-19. Aunque no fue una temporada alta como tal, muchos minoristas se enfrentaron a un aumento repentino del número de entregas que tuvieron que gestionar en poco tiempo. Esto provocó numerosos retrasos en las entregas e incluso carencias en las operaciones de reposición.

4. Dificultades frecuentes durante la temporada alta

Todas las operaciones, desde la gestión de existencias hasta las entregas, pueden verse afectadas por cambios bruscos en la cadena de suministro. Esta es la razón principal por la que es importante reforzar tu cadena de suministro, asegurándote de no tener retrasos en los procesos, aunque todas las demás empresas sí los tengan. Estas son las principales dificultades que las empresas han tenido que superar en los últimos años:

• Retrasos causados por la pandemia

En 2020, la temporada alta coincidió con una parte de la crisis provocada por la pandemia y muchas tiendas físicas se vieron obligadas a trasladar sus operaciones al entorno digital. Esto hizo que los proveedores de transporte quedaran desbordados y que los retrasos se convirtieran en algo habitual. Por ejemplo, datos de Estados Unidos muestran que una empresa con un tiempo medio de tránsito de 2,5 días antes del COVID alcanzó los 6,5 días a mediados de diciembre. Después, en mayo, volvió a una media de 3 días.

Aunque siempre habrá dificultades inesperadas, es vital comprender las tendencias del sector del transporte para poder prepararse ante la próxima temporada alta. Aquí puede resultar útil una plataforma de gestión del transporte, que ofrece informes de rendimiento capaces de contribuir de forma significativa a mejorar tu estrategia.

• Las entregas del Black Friday

Las ventas del Black Friday son un auténtico elemento de caos para la mayoría de las empresas. En este periodo pueden surgir muchos problemas, como errores en los volúmenes de existencias, en la elección de las rutas de entrega o, sencillamente, una gestión errónea de toda la situación.

Sin embargo, colaborar con los socios adecuados y usar la tecnología en beneficio de tu empresa puede aliviar considerablemente la situación. Un equipo de expertos adicional a tu disposición puede hacer que el Black Friday sea un día como cualquier otro.

• Vacaciones de los proveedores y cierre de fábricas

Ya se trate de situaciones previsibles, como los días libres durante las fiestas, o de problemas inesperados, como los ocurridos durante la pandemia, los fabricantes pueden encontrarse con dificultades en cualquier momento. Esto, a su vez, puede suponer retrasos e interrupciones en tus operaciones y problemas para toda la cadena de suministro.

Por tanto, un movimiento inteligente es colaborar con distintos proveedores y mantener más existencias de reserva para reducir los riesgos en los periodos punta. Esto te dará más posibilidades de satisfacer las exigencias de tus clientes, sea cual sea la situación.

En general, la temporada alta se traduce en mayores gastos en todo lo relacionado con la logística, como tarifas más altas o costes adicionales de combustible. Una estrategia que adoptan algunas empresas es realizar un mayor volumen de pedidos antes de la temporada alta para evitar esos costes más elevados.

5. Consejos para las entregas en temporada alta

Por supuesto, siempre habrá situaciones que no puedas prever. No obstante, contar con una estrategia bien definida te dará una oportunidad adicional de resolver con éxito cualquier dificultad durante la temporada alta. Estos son algunos consejos que conviene recordar y que puedes aplicar al preparar tu empresa:

• Envía antes

Una de las estrategias más habituales es intentar enviar los pedidos más rápido de lo normal, incluso antes de que comience la temporada alta. Una ventaja de esta estrategia es que deja margen para que aparezcan problemas en el sistema. El impacto de los retrasos se minimiza y dispones de más tiempo para atender los pedidos de los clientes.

• La previsión de pedidos

Procediendo así, puedes intentar optimizar las cantidades de existencias de que dispones y tomar mejores decisiones en cuanto a la reposición. Aunque las previsiones nunca serán exactas al 100 %, pueden darte una aproximación lo más cercana posible a la realidad:

• Analiza la información sobre operaciones pasadas, en especial las estacionales

• Planifica las promociones con antelación y anticipa el aumento del número de pedidos

• Mejora la reposición analizando qué tipo de mercancía se vende más rápido

• Sé transparente con tus clientes

Es mucho mejor informar a tus clientes de la situación actual que dejar que descubran los problemas por sí mismos. Así pues, sigue con atención las cantidades de mercancía en existencias e informa a tus clientes sobre los artículos que quedan en el almacén. Además, es buena idea ofrecer a los compradores la posibilidad de seguir sus pedidos en tiempo real, de modo que conozcan en todo momento el estado exacto de la entrega.

• Mejora la comunicación con tus proveedores

Si mantienes una buena relación con los fabricantes de tu red, puedes trabajar estrechamente con ellos para evitar que se agoten las existencias durante la temporada alta. Puedes comunicarles el volumen de pedidos que esperas y asegurarte así, con su ayuda, de gestionar adecuadamente tu inventario.

• Adopta las nuevas tecnologías en la cadena de suministro

Para afrontar con éxito la temporada alta, es buena idea revisar el tipo de tecnología que utilizas en tu cadena de suministro. Por ejemplo, el uso de un sistema de gestión del transporte puede contribuir tanto a predecir el volumen de pedidos como a optimizar las futuras operaciones de expedición.

Con una cadena de suministro simplificada gracias a la tecnología, tienes la posibilidad de optimizar la velocidad y aumentar la capacidad de las operaciones de transporte. También accedes a información precisa que puedes compartir con todos tus socios logísticos.

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